신고가 들어왔습니다. 회사는 먼저 「괴롭힘이 맞나」를 묻습니다. 그러나 접수 당일에 정할 것은 결론이 아닙니다. 접수 기록, 보호조치, 자료 보존, 조사자, 조사 범위, 일정입니다.

「근로기준법」 제76조의3은 신고를 접수하거나 발생 사실을 인지한 사용자가 지체 없이 당사자 등을 대상으로 객관적인 조사를 하도록 정합니다. 신고인과 피신고인의 주장이 다르다는 이유로 조사를 미룰 수 없습니다. 오히려 주장이 다를수록 첫날의 조사 설계가 필요합니다.

접수 당일에는 6가지를 정합니다

정할 항목당일에 남길 기록
1. 접수 기록접수 시각, 신고 경로, 주장하는 행위, 신고인이 요청한 조치
2. 보호조치당사자의 현재 근무장소와 지휘 관계, 신고인의 의사, 당장 필요한 조치
3. 자료 보존메일·메신저·CCTV·출입기록·업무배정표의 보존 담당자와 기한
4. 조사자당사자와의 지휘 관계·친분·이해관계, 비밀유지 범위
5. 조사 범위확인할 행위, 면담 대상, 자료 목록, 추가 조사 조건
6. 일정첫 면담일, 반론 확인일, 조사 완료 예정일, 지연 사유 기록 방식

6가지를 한 번에 완성할 필요는 없습니다. 다만 담당자와 기한은 정해야 합니다. 「자료를 모아 보자」고만 하면 누가 어떤 자료를 언제까지 보존할지 알 수 없습니다.

조사 결론을 미리 정하는 문장도 남기지 마십시오. 접수 단계의 기록은 신고 내용을 정확히 옮기고 회사가 어떤 조치를 시작했는지를 보여주는 문서여야 합니다.

보호조치는 조사 결과를 기다리지 않습니다

조사 기간에도 피해근로자등을 보호해야 합니다. 근무장소 변경과 유급휴가 명령 등을 검토할 수 있지만, 피해근로자등의 의사에 반하는 조치는 할 수 없습니다.

신고인을 다른 부서로 보내고 업무를 회수하면 회사는 보호조치라고 생각해도 당사자는 불리한 처우라고 받아들일 수 있습니다. 먼저 신고인의 의사를 확인하고, 당사자 사이의 보고선·좌석·근무시간·업무 접촉을 각각 점검해야 합니다.

누구를 어떤 방식으로 분리할지는 괴롭힘 신고가 들어왔는데 둘을 어떻게 떼어놓나에서 더 자세히 설명합니다.

자료는 면담 전에 보존합니다

면담부터 시작하면 그 사이에 CCTV 보존기간이 지나거나 메신저 대화가 삭제될 수 있습니다. 먼저 자료의 위치와 보존기간을 확인하십시오.

  • 회사 메일과 업무용 메신저 대화
  • CCTV와 출입기록
  • 업무분장표, 결재선과 인사발령 기록
  • 회의 일정, 업무지시와 결과물
  • 근태기록과 좌석·근무장소 변경 기록

자료를 넓게 복사하는 것이 목적은 아닙니다. 신고된 행위와 관련된 기간과 계정을 정하고, 원본이 바뀌지 않도록 보존한 뒤 열람자를 제한해야 합니다. 조사 과정에서 알게 된 비밀은 피해근로자등의 의사에 반해 누설할 수 없으므로 자료 접근 권한도 함께 기록합니다.

신고 문장은 조사할 행위로 바꿉니다

「모욕했다」, 「업무에서 배제했다」와 같은 문장만으로는 면담 순서와 자료 목록을 정하기 어렵습니다. 조사 범위는 행위별로 나눠야 합니다.

신고서 표현조사할 항목
여러 직원이 있는 회의에서 모욕했다날짜·장소·발언·참석자·반복 여부
갑자기 업무를 빼앗았다변경 전후 업무, 지시자, 변경 시점, 설명과 인수인계
부당하게 낮은 평가를 줬다평가 항목, 사전 안내, 면담 기록, 과거 평가와 근거 자료

신고인 면담에서는 각 행위의 날짜와 장소, 표현, 참석자를 확인합니다. 피신고인에게는 같은 행위를 기준으로 답변할 기회를 줍니다. 서로 다른 진술을 한 문단에 섞지 않아야 어느 자료가 어떤 주장을 뒷받침하는지 보입니다.

사내조사와 외부조사는 공정하게 조사할 수 있는지로 정합니다

사내 인사팀이 조사해도 됩니다. 당사자와 이해관계가 없고 조사 경험과 시간을 확보할 수 있다면 조직과 자료를 잘 아는 점이 도움이 됩니다.

반대로 다음 경우에는 외부 조사를 검토할 이유가 분명합니다.

  • 신고 대상이 대표·임원·인사부서 소속이라 사내 조사자가 지휘를 받는 경우
  • 양쪽 진술이 정반대이고 직접 증거가 적은 경우
  • 신고인이나 피신고인이 사내 조사자의 공정성을 구체적으로 문제 삼는 경우
  • 조사 경험이 없어 질문·기록·반론 확인 절차를 설계하기 어려운 경우
  • 여러 부서와 다수의 참고인을 조사해야 해 담당자가 통상 업무와 병행하기 어려운 경우

고용노동부 직장 내 괴롭힘 예방·대응 매뉴얼도 독립된 사내 조직의 조사나 공정을 확보할 수 있는 외부기관 의뢰를 제시합니다. 한국노동연구원의 사업체 인터뷰 연구에서는 증거가 뚜렷하지 않고 진술이 엇갈리거나 인사부서 관계자가 신고 대상인 사건에서 외부기관을 이용한 이유가 공정성과 조사 경험이었다고 정리했습니다.

조사자를 정하는 기준은 괴롭힘 조사, 누가 하느냐가 결과를 결정합니다에서 확인할 수 있습니다.

노무법인은 결론보다 조사 설계를 비교합니다

외부 조사를 맡기려는 회사는 「비용이 얼마인가」부터 묻습니다. 같은 사건이라도 면담 인원과 행위 수, 자료 분량, 추가 면담 여부에 따라 범위가 달라집니다. 견적에 포함된 업무가 보이지 않으면 처음 제시한 금액만으로 비교하기 어렵습니다.

확인할 기준제안서와 견적서에서 볼 내용
조사 책임자누가 면담하고 누가 판단과 보고서 작성을 책임지는지
조사 범위신고된 행위 수, 기본 면담 인원, 검토할 자료의 범위
일정착수일, 면담 순서, 반론 확인, 보고서 제출 예정일
추가비용참고인·행위·자료가 늘 때 비용을 어떻게 산정하는지
판단 과정서로 다른 진술을 행위별로 대조하고 반론 기회를 어떻게 보장하는지
산출물면담 기록, 쟁점·증거표, 판단 이유가 적힌 보고서, 조치 검토 자료
사건 이후결과 통지, 인사위원회, 노동청 자료 제출을 어디까지 지원하는지
비밀유지자료 전달, 열람자 제한, 사건 종료 뒤 반환·삭제 방식

원하는 결론을 약속하는 곳보다 어떤 절차와 자료로 판단할지를 설명하는 곳을 고르는 편이 안전합니다. 외부 조사자는 사실과 판단 근거를 정리하고, 회사는 취업규칙과 징계 기준에 따라 후속 조치를 결정합니다. 두 역할이 섞이면 보고서의 중립성을 설명하기 어려워집니다.

조사가 끝난 뒤 회사에 필요한 것은 결론 한 줄이 아닙니다. 어떤 주장을 확인했고 어떤 자료를 채택했는지, 반대 진술은 왜 받아들이거나 받아들이지 않았는지가 남아야 합니다. 보고서 항목은 괴롭힘 조사보고서에 무엇을 남겨야 하나에서 확인할 수 있습니다.

첫 상담에서는 5가지를 알려 주십시오

먼저 신고 접수일을 확인합니다. 신고서에 적힌 행위 수, 당사자의 직급과 소속, 현재 시행한 보호조치, 확보한 자료 종류도 필요합니다. 이 정보가 있으면 조사 구조를 정할 수 있습니다. 아직 자료가 없어도 괜찮습니다. 어떤 자료부터 보존해야 하는지 확인하면 됩니다.

조사자, 면담 순서, 예상 일정, 추가비용이 생기는 조건과 산출물을 착수 전에 문서로 정하십시오. 그래야 회사는 사건 처리 기간과 담당자의 업무량을 예상할 수 있고, 당사자에게도 다음 절차를 설명할 수 있습니다.

신고를 접수했는데 오늘 무엇부터 해야 할지 정하지 못했다면 접수된 행위와 조직 관계를 알려 주십시오. 보호조치와 자료 보존부터 사내조사가 가능한지, 외부 조사가 필요한지까지 순서대로 정리해 드립니다.