직장 내 괴롭힘 조사, 양쪽 말이 다르거나 면담을 거부할 때

신고인과 피신고인의 말이 다릅니다. 참고인은 관여하기 싫다며 면담을 거절하고, 피신고인은 「면담할 의무가 없다」고 합니다. 며칠 뒤에는 피신고인이 맞신고를 하거나 신고인이 신고를 거두겠다고 합니다. 조사가 여기서 멈추는 회사가 많습니다.

「근로기준법」 제76조의3은 사용자가 지체 없이 당사자 등을 대상으로 객관적인 조사를 하도록 정합니다. 객관적인 조사는 어느 한 사람의 말을 전부 채택하는 절차가 아닙니다. 신고된 행위를 나누고 진술과 자료를 같은 기준으로 대조하는 절차이고, 누군가 협조하지 않아도 그 절차는 이어집니다.

사람 전체가 아니라 신고된 행위를 나눠서 봅니다

「신고인은 일관된다」 또는 「피신고인은 평소 평판이 좋다」는 문장만으로 행위를 판단할 수 없습니다. 한 사람의 진술 안에서도 확인되는 행위와 확인되지 않는 행위가 함께 있습니다.

각 행위에 번호를 붙이고 날짜, 장소, 표현, 업무상 배경과 참석자를 적습니다. 날짜를 모르면 주간이나 월 단위로 범위를 좁힙니다.

행위 1의 자료로 행위 2까지 인정해서는 안 됩니다. 행위마다 진술과 자료를 따로 연결해야 보고서에서 어느 부분을 확인했고 무엇이 남았는지 설명할 수 있습니다.

첫 면담은 따로 하고 자유진술부터 받습니다

고용노동부의 2026년 직장 내 괴롭힘 예방·대응 매뉴얼은 조사자의 중립성과 전문성을 확인하고 대면조사는 2명이 진행하는 방안을 권합니다. 면담 순서는 피해자, 참고인, 행위자 순으로 할 수 있되 사건에 따라 바꿀 수 있다고 안내합니다.

첫 질문은 넓게 둡니다. 「신고하려는 일을 처음부터 말씀해 주십시오」라고 묻고 중간에 끊지 않습니다. 그다음 행위마다 같은 순서로 확인합니다.

1. 언제, 어디에서, 누가 함께 있었는지
2. 정확한 말과 행동, 그 직전과 직후 상황
3. 직접 본 사실과 다른 사람에게 들은 말
4. 메신저, 일정, 업무기록과 참고인 등 확인할 자료

신고인과 피신고인에게는 같은 행위를 같은 기준으로 묻습니다. 한쪽에는 시간과 표현을 자세히 묻고 다른 쪽에는 인정 여부만 물으면 진술을 비교하기 어렵습니다.

유도질문은 조사자가 예상한 결론을 문장 안에 넣습니다. 대상자는 기억보다 질문에 맞춰 답하기 쉽고, 나중에 진술이 달라지면 첫 질문이 답을 이끌었다는 문제가 생깁니다.

질문과 답변은 함께 기록합니다. 답변만 간추려 적으면 조사자가 어떤 전제를 제시했는지 나중에 확인할 수 없습니다. 면담 기록을 당사자에게 읽게 하거나 보내 확인받은 과정도 남깁니다.

대질은 기본 면담 방식으로 쓰지 않습니다

법이 모든 대질을 금지하지는 않습니다. 그러나 대표가 「둘을 같이 불러 누가 맞는지 확인하라」고 해도 기본 면담 방식으로 삼기에는 위험이 큽니다. 직급이 높은 사람 앞에서 신고인이 말을 줄일 수 있고, 한 사람이 상대의 설명을 듣고 진술을 맞출 수 있습니다. 신고 내용과 참고인의 이름이 필요 이상으로 드러나고, 말을 잘한 사람이 사실과 무관하게 더 설득력 있어 보이기도 합니다.

상반된 말은 마주 앉히지 않고도 확인할 수 있습니다. 각자 면담한 뒤 행위를 특정할 정도로 날짜와 장소, 주장된 말과 행동을 정리해 상대에게 답변을 받습니다. 대질이 꼭 필요하다면 다른 방법으로 확인할 수 없는 모순이 무엇인지, 무엇을 미리 알릴지, 동석자와 중단 기준을 먼저 적습니다.

첫 면담을 이미 잘못 진행했을 수도 있습니다. 대표가 신고인에게 「팀장이 일부러 그런 것은 아니지요?」라고 물었거나 둘을 함께 앉혔다가 언쟁으로 끝난 경우입니다. 그 기록만으로 결론을 내리지 말고, 누가 참석해 어떤 질문을 했고 서로의 진술이 얼마나 공개됐는지 적습니다. 그 뒤 별도의 조사자가 다시 면담할지, 서면 질문으로 보완할지 정하고 질문의 영향과 보완 절차를 보고서에 남깁니다.

진술이 바뀌면 바뀐 이유와 동시기 자료를 봅니다

진술이 달라졌다고 곧바로 거짓이라고 단정할 수는 없습니다. 달력이나 메신저를 본 뒤 날짜를 고쳤을 수 있습니다. 처음 진술한 날짜와 내용, 달라진 문장, 바꾼 이유, 그 사이에 확인하거나 제공받은 자료를 함께 남깁니다. 변경 이유를 설명하지 못하거나 객관적인 자료를 본 뒤에도 계속 바뀐다면 신빙성을 판단할 사정이 됩니다. 날짜만 고쳤고 핵심 행위와 전후 상황이 같다면 그 차이만으로 전체 진술을 배척하기 어렵습니다.

사건과 가까운 시점에 만들어진 자료는 진술을 확인하는 근거가 됩니다. 다만 누가 어떤 목적으로 만들었고 나중에 고칠 수 있었는지도 봐야 합니다.

참고인 진술도 따로 받습니다. 다른 참고인이 한 말을 알려 준 뒤 동의를 구하면 독립된 진술로 보기 어렵습니다.

괴롭힘 참고인이 진술을 거부해도 조사는 계속합니다

제76조의3은 참고인의 출석이나 진술서 서명을 의무로 정하지 않습니다. 회사가 이 조항만으로 답변을 강제할 수는 없으므로 취업규칙에 조사 협조 의무가 있는지 확인합니다. 거부했다는 이유만으로 바로 징계하면 다른 분쟁이 생길 수 있고, 참고인이 신고자나 피해근로자일 가능성도 봅니다.

참고인은 무엇을 묻는지 모를 때 더 쉽게 거부합니다. 면담 요청서에 확인할 날짜와 장소, 질문할 행위의 범위, 예상 면담 시간, 조사자, 기록 방법, 진술이 누구에게 보고되는지를 적습니다. 신원 비공개를 무조건 보장해서는 안 됩니다. 당사자가 사건 경위로 진술자를 짐작할 수 있기 때문입니다.

대면 면담, 질문서에 답하는 서면 답변, 전화나 화상 면담 중에서 고르게 하고 답변 기한을 둡니다. 한 번의 구두 거절만으로 최종 거부라고 기록하지 않습니다. 참고인이 특정 조사자를 꺼리면 조사자를 바꿀 수 있는지도 봅니다.

끝내 응하지 않으면 「비협조적이었다」고만 쓰지 말고 첫 요청일과 방법, 거부 이유, 다시 제시한 방법, 최종 기한, 그 때문에 확인하지 못한 행위를 적습니다. 거부 자체는 어느 쪽에도 유리한 사정이 아닙니다. 대신 회의자료, 업무지시 메일, 메신저, 출입기록, 근태와 배치표로 자료 범위를 넓힙니다.

피신고인이 면담을 거부하면 행위를 특정해 다시 요청합니다

먼저 무엇을 거부하는지 확인합니다. 대면만 싫을 수도 있고, 조사자의 이해관계에 이의가 있거나 질문 범위를 몰라서일 수도 있습니다. 조사자에게 이해관계가 있다면 조사자를 다시 검토하고, 단순히 불편하다면 서면 답변이나 별도 장소를 제안합니다.

「조사에 협조하십시오」라는 메일로는 부족합니다. 다시 요청할 때는 아래를 적고, 회사 메일이나 내용증명, 직접 교부처럼 받은 사실을 확인할 수 있는 방식으로 보냅니다.

1. 조사하는 행위의 날짜·장소·주요 내용
2. 제안한 면담 일시와 서면·화상 등 대체 방식
3. 서면 답변과 자료 제출 기한
4. 답변하지 않으면 확보한 자료로 조사를 계속한다는 안내
5. 조사 중 알게 된 내용을 누설하지 말라는 요청

기한까지 답이 없으면 참고인 진술과 자료로 행위별 판단을 이어갑니다. 「답변하지 않았으므로 신고 내용이 사실이다」라고 쓰면 안 됩니다. 피신고인 설명을 못 들었다는 이유만으로 「확인되지 않음」으로 끝내서도 안 됩니다. 답변이 없었다는 사실은 조사 경과에 적고 판단 근거와 섞지 않습니다.

조사에서 답변하지 않았다고 곧바로 징계할 수도 없습니다. 괴롭힘이 확인돼 징계를 검토하면 취업규칙의 소명 절차를 다시 밟아야 하고, 조사 면담을 거부했다는 이유로 징계 단계의 소명 기회까지 생략할 수는 없습니다.

반론은 같은 행위를 기준으로 다시 받습니다

결론에 영향을 주는 새 진술이나 자료가 나왔다면 해당 행위를 특정해 상대방에게 답변할 기회를 줍니다. 진술서 전체를 전달할 필요는 없습니다. 「언제, 어디에서, 어떤 행위를 했다는 주장이 있고 어떤 자료가 제출됐다」는 범위에서 묻습니다.

반론 질문을 보낸 날짜, 답변 기한, 받은 답변과 추가 자료를 기록합니다. 답변이 없으면 기회를 줬다는 사실과 제출하지 않은 경위를 남깁니다. 제76조의3 제7항은 조사자, 조사 내용을 보고받은 사람과 조사 참여자가 알게 된 비밀을 피해근로자등의 의사에 반해 누설하지 못하도록 정하므로, 반론 과정에서도 공유 범위를 필요한 사실로 제한합니다.

직장 내 괴롭힘 맞신고도 사건번호를 따로 주고 조사계획만 함께 운영합니다

팀원이 팀장을 신고하고 며칠 뒤 팀장이 팀원을 신고하는 경우입니다. 먼저 신고한 사람이 나중 신고의 피신고인이 될 수 있으므로 신고 순서로 피해자를 정할 수 없습니다. 맞신고도 두 번째 사건번호를 주고 따로 접수합니다. 매뉴얼은 조사 중 다른 피해 사실을 알게 되면 별건으로 접수하도록 안내합니다.

함께 조사해도 결론은 두 개입니다. 같은 사람을 신고인으로 면담할 때와 피신고인으로 소명을 받을 때를 나누고, 면담 기록에 사건번호와 자격을 적습니다. 공통 자료는 원본을 한 번 보존하되 어느 대목이 어느 사건의 어느 행위를 확인하는지 표시합니다. 보호조치도 두 사람에게 각각 검토합니다.

두 번째 신고가 첫 신고 직후 들어왔다는 사정만으로 보복이나 허위신고를 인정할 수는 없습니다. 한쪽 신고가 인정되지 않았다는 결과만으로도 허위신고가 되지 않습니다. 사실관계와 자료가 대부분 겹치면 한 보고서에 사건 A와 B를 나눠 쓰고, 시기와 장소가 다르거나 징계 시점이 다르면 보고서를 둘로 만듭니다.

괴롭힘 피신고인이 된 관리자는 징계와 신고의 날짜 순서부터 봅니다

업무 지시 위반으로 징계를 진행하던 중 대상 직원이 관리자를 괴롭힘으로 신고하는 경우가 있습니다. 징계를 멈추면 위반을 그대로 둔 것이 되고, 그대로 밀면 제76조의3 제6항의 불리한 처우로 다투어집니다. 불리한 처우는 제109조에 따라 3년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금입니다. 반면 근로기준법에는 괴롭힘 행위자 자체를 형사처벌하는 조항이 없습니다.

기준은 징계 사유와 출석 요구가 신고보다 먼저 기록에 남아 있느냐입니다.

구두 경고는 기록으로 남지 않으므로 지시 문서, 메신저, 출석요구서 발송 기록과 신고 접수일을 날짜로 맞춰 봅니다. 정당한 업무 지시와 징계 절차 자체는 업무상 필요가 인정되지만, 사유를 알리며 한 말이나 다른 직원 앞에서 부른 방식은 따로 판단됩니다. 출석 요구가 먼저였더라도 괴롭힘 조사와 징계위원회는 한 절차로 묶어 처리하지 않는 편이 안전합니다.

지목된 관리자에게는 신고된 행위와 일시를 구체적으로 알리고 의견을 들어야 합니다. 확인 전에 임금을 깎아서는 안 되고, 분리가 필요하면 유급이어야 합니다. 소명서에는 행위마다 있었는지, 있었다면 업무상 필요와 정황, 날짜와 자료로 확인되는 것만 적게 합니다. 신고자의 성격을 평가하거나 지어낸 신고라고 단정하는 문장은 그 자체로 2차 가해 신고로 이어질 수 있습니다.

직장 내 괴롭힘 신고를 취하해도 접수 기록을 지우고 끝내지 않습니다

신고 취하만으로 조사 의무가 자동으로 사라진다는 규정은 없습니다. 다만 모든 사건에서 전면조사를 해야 하는 것도 아닙니다. 고용노동부의 2019년 행정해석은 피해근로자에게 기초 사실과 원하는 처리 방향을 확인하는 상담도 조사 범위에 포함될 수 있다고 봅니다.

「취하하겠다」의 뜻은 여러 가지입니다. 사실 확인을 원하지 않는지, 피신고인과 대면만 싫은지 나눠 묻습니다. 조사 중단, 분리·근무장소 변경 같은 보호조치, 피신고인에게 알릴 범위, 이미 들은 사실의 기록, 재발 방지 요청을 각각 확인하고 접수일과 취하 요청일을 따로 남깁니다.

신고인이 말한 행위와 시기, 취하가 자발적인지, 원하지 않는 조사 범위, 필요한 보호조치를 확인했다면 기초조사 기록으로 종결을 검토할 수 있습니다. 반대로 아래 사정이 있으면 신고인 진술을 반복해 요구하지 않는 범위에서 조사를 계속해야 합니다.

• 취하서가 피신고인이나 관리자의 면담 뒤에 제출됨
• 신고인이 불이익이나 인사조치를 걱정한다고 말함
• 같은 피신고인을 지목한 다른 신고나 상담 기록이 있음
• 메신저·녹음·CCTV 등 확인할 자료가 이미 제출됨
• 대표나 조사 지휘권자가 피신고인으로 지목됨

회사가 먼저 취하서를 내밀거나 「취하하면 원하는 부서로 보내겠다」고 하면 자발적인 의사를 입증하기 어렵습니다. 「앞으로 진정을 제기하지 않는다」 같은 권리 포기 문구도 넣지 마십시오. 종결보고서에는 신고가 접수됐고 신고인이 전면조사를 원하지 않았다는 사실, 회사가 한 기초조사와 종결 이유를 적고, 취하서·면담 기록·보호조치를 한 사건철로 묶어 열람자를 제한해 보관합니다.

확인되지 않음과 사실이 아님을 구분합니다

직접 증거가 없거나 누군가 협조하지 않은 사건은 모든 행위가 확인되거나 부인되는 형태로 끝나지 않습니다.

「확인되지 않음」을 「허위」로 쓰면 결과가 근거보다 강해지고, 나중에 자료가 추가되면 성급했다는 지적을 받습니다. 보고서 구성은 괴롭힘 조사보고서에 무엇을 남겨야 하나에서 이어서 볼 수 있습니다.

조사가 막혔다면 지금까지의 기록부터 점검합니다

면담 횟수가 늘고 관련자가 많아지면 인사담당자가 통상 업무와 함께 감당하기 어렵습니다. 조사자가 피신고인의 지휘를 받거나, 대표·임원이 지목됐거나, 첫 면담에서 유도질문이나 대질이 이미 진행됐다면 남은 조사를 누가 할지 다시 정해야 합니다. 기준은 직장 내 괴롭힘 조사, 회사가 직접 해도 되나에 정리했습니다.

신고서와 지금까지의 면담 기록, 보낸 요청서와 확보한 자료 목록을 이름을 가려 보내 주십시오. 보완 면담과 서면 질문으로 인사팀이 계속할 수 있는지, 현재 자료로 보고서를 쓸 수 있는지, 외부 조사자가 이어받아야 하는지 확인해 드립니다.