과태료가 문제가 아닙니다. 기록이 없으면 근로자가 말하는 시간이 그대로 기준이 됩니다. 그쪽 금액이 훨씬 큽니다.

법이 요구하는 것

무엇을근거
임금대장에 근로일수·근로시간수를 적을 것근로기준법 제48조
근로계약 관련 중요 서류를 3년간 보존할 것근로기준법 제42조

3년은 근로관계가 끝난 날부터 셉니다. 퇴직한 사람 것도 3년은 두셔야 합니다.

보존하지 않으면 500만원 이하의 과태료입니다.

그런데 진짜 문제는 다른 데 있습니다

기록이 없으면 다툴 근거가 없어집니다.

근로자가 「매일 두 시간씩 더 일했다」고 하면, 회사가 그렇지 않다는 것을 보여 줘야 합니다. 그 자료가 없으면 근로자 주장이 사실로 받아들여지기 쉽습니다.

  • 연장·야간·휴일수당 소급 지급
  • 여러 사람이면 인원수만큼
  • 3년치까지 거슬러

과태료 500만원과 수당 소급 지급은 자릿수가 다릅니다.

감독에서 어떻게 되나

기록이 없으면 다른 것까지 보게 됩니다.

  • 연장근로 한도를 지켰는지 확인할 방법이 없습니다
  • 그러면 다른 자료를 요구합니다 — 출입기록, 업무 메신저, 차량 운행일지
  • 근로자 면담으로 넘어갑니다

세 번째가 회사에 가장 불리합니다. 서류가 없으니 사람 말이 유일한 근거가 됩니다.

감독에서 무엇을 보는지는 고용노동부 점검서류, 무엇을 준비해야 하나에 정리해 두었습니다.

무엇으로 기록하면 되나

정해진 방식이 없습니다. 실제 근로시간이 남으면 됩니다.

  • 지문·카드 단말기
  • 근태 프로그램
  • 업무용 메신저 출퇴근 보고
  • 수기 출근부 — 본인이 직접 적고 서명
  • 전자문서로 보존해도 됩니다

네 번째도 인정됩니다. 다만 관리자가 대신 적어 두는 방식은 실제와 어긋나기 쉽습니다.

중요한 것은 실제와 맞는 것입니다. 정시 퇴근으로 찍어 두고 실제로는 더 일했다면, 그 기록은 회사를 지켜 주지 않고 오히려 허위 기록이 됩니다.

지금 없으시다면

소급해서 만들지 마십시오. 날짜를 거슬러 만든 기록은 감독에서 대개 드러나고, 그때는 훨씬 무거워집니다.

  • 오늘부터 시작합니다
  • 방식은 가장 간단한 것으로 정합니다
  • 지난 기간은 다른 자료로 가늠해 둡니다 — 급여대장, 업무 기록
  • 연장근로가 많았던 기간은 소급 지급 규모를 미리 계산합니다

네 번째를 먼저 해 두시면 감독에서 당황하지 않습니다. 금액을 알고 있는 것과 모르는 것은 대응이 다릅니다.

담당자가 확인할 것