서류가 전자 파일로만 있어도 되나요?

보존 의무는 형태를 정하고 있지 않으므로 내용을 확인할 수 있으면 됩니다. 다만 요구받았을 때 바로 출력해 낼 수 있어야 하므로 접근 권한과 보관 위치를 미리 정리해 두시는 편이 낫습니다.

근로계약서를 지금이라도 쓰면 되나요?

지금 근무 중인 직원이라면 오늘 작성해 교부하십시오. 앞으로의 위반을 막습니다. 다만 이미 지나간 기간에 대해 소급한 날짜로 만드는 것은 다른 문제를 만듭니다.

아닙니다. 임금대장은 회사가 작성해 두는 장부이고, 임금명세서는 임금을 지급할 때마다 근로자에게 교부하는 것입니다. 근거 조항도 각각 제48조 제1항과 제2항으로 나뉘어 있습니다.

근로자명부와 임금대장, 근로계약서, 임금명세서는 인원과 관계없이 의무입니다. 다만 연장·야간·휴일근로 가산이나 연차처럼 5인 이상에만 적용되는 조항이 있어 확인 범위는 달라집니다.

지금 갖고 계신 서류 목록을 보여주시면 빠진 것과 급한 것을 갈라 드립니다. 감독 통지를 받으신 상태라면 문서에 적힌 기한도 함께 알려 주십시오.

감독 통지를 받으면 무엇부터 준비할지 막막해지시겠지만, 준비할 것을 새로 찾아 헤맬 필요는 없습니다. 근로기준법이 작성과 보존을 의무로 정해 둔 서류가 곧 감독에서 확인하는 서류이기 때문입니다. 그 목록이 제42조와 시행령 제22조에 그대로 나와 있습니다.

근로기준법 제42조입니다.

사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

「대통령령으로 정하는 중요한 서류」를 시행령 제22조가 열거합니다.

3년은 근로자가 퇴직한 뒤부터 셉니다. 그만둔 직원의 서류를 버리셨다면 그 기간이 아직 남았는지 확인하셔야 합니다.

보존 목록에는 없지만 감독에서 반드시 확인하는 것이 있습니다.

임금명세서입니다. 법 제48조 제2항이 임금을 지급할 때마다 교부하도록 정합니다. 임금대장은 회사가 갖고 있는 장부이고 임금명세서는 근로자에게 주는 것이라 서로 다릅니다. 둘 다 있어야 합니다.

취업규칙입니다. 상시 10명 이상이면 작성해서 신고해야 합니다(법 제93조). 신고 뒤에 고친 것이 있다면 변경 신고도 함께 봅니다.

근로자 수를 셀 수 있는 자료입니다. 상시 근로자 수에 따라 적용되는 조항이 달라지므로, 인원을 확인할 수 있는 자료가 판단의 출발점이 됩니다.

조소윤팀장

노무사 한마디

서류를 준비하실 때 순서를 거꾸로 잡으시는 경우가 많습니다. 목록을 받아서 없는 것부터 만드는 순서입니다.

권해 드리지 않습니다. 지나간 기간에 대해 지금 만든 서류는 날짜가 맞지 않고, 그것이 오히려 다른 문제가 됩니다. 감독관은 서류를 매일 보는 사람이라 금방 알아봅니다.

있는 것은 있는 대로 내고, 없는 것은 없다고 하고, 대신 오늘부터 제대로 만드는 것이 맞습니다. 시정지시는 앞으로를 바로잡으라는 것이지 과거를 지어내라는 것이 아닙니다.

정말 급히 하실 일은 따로 있습니다. 지금 근무 중인 직원의 근로계약서와 이번 달 임금명세서입니다. 이 둘은 오늘 만들어도 늦지 않고, 안 만들면 다음 달에 위반이 하나 더 쌓입니다.

요구받은 자료를 내지 않는 것 자체가 과태료 항목입니다. 법 제13조는 감독관의 보고 요구에 응하지 않거나 거짓 보고를 한 경우를 500만원 이하 과태료로 정합니다.

분량이 많아 시간이 걸린다면 미루지 말고 감독관에게 먼저 알리십시오. 사정을 말하지 않고 기한을 넘기는 것과 미리 알리고 조정하는 것은 다릅니다.