노무관리팀 김태형 팀장
사실확인서는 ‘회사 주장을 대신 적어 달라’는 문서가 아닙니다. 확인자가 직접 보고 수행했거나 당시 기록으로 확인할 수 있는 근무기간·현장·업무·임금 산정 사실을 적고, 어떤 자료를 근거로 확인했는지 밝히는 보충자료입니다.
이 양식은 근로자용과 현장소장용으로 구성한 참고서식이며 국민건강보험공단의 공식 제출서식이 아닙니다. 공단이 별도 서식이나 확인항목을 안내했다면 그 지침을 우선하십시오.
사실확인서가 필요한 경우부터 구분합니다
| 상황 | 사실확인서의 역할 | 함께 찾을 자료 |
|---|---|---|
| 출역일보 일부 누락 | 실제 근무일·현장·업무를 보충 | 출입기록, 작업일보, 배차·장비기록 |
| 현장 배치가 불명확 | 어느 현장에서 누구 지시로 일했는지 설명 | 배치표, 단체대화, 안전교육·보호구 기록 |
| 급여 귀속월이 불명확 | 어느 근무기간의 급여인지 확인 | 급여 산정표, 이체내역, 세무자료 |
| 소속 회사가 불명확 | 채용·작업지시·임금지급 관계 보충 | 근로계약, 업체별 급여·보험 신고 |
| 원자료가 대부분 없음 | 확인 가능한 범위와 모르는 부분을 구분 | 남은 모든 당시 기록 |
출역일보와 임금대장이 정상적으로 남아 있는데 단지 회사에 유리한 결론을 추가하려는 경우라면 사실확인서보다 기존 자료의 차이를 먼저 설명해야 합니다.
근로자는 자신이 경험한 사실을 적습니다
근로자 사실확인서에는 아래 내용을 구체적으로 적을 수 있습니다.
- 어느 회사의 연락을 받고 일을 시작했는지
- 실제 일한 현장과 대략적인 작업구역
- 수행한 업무와 함께 일한 작업조·반장
- 최초·마지막 작업일과 월별 근로일수
- 일당·수당의 결정 방식과 급여를 받은 날짜·방법
- 회사가 제시한 출역·급여자료 중 본인이 확인한 부분
- 기억나지 않거나 확인할 수 없는 부분
“해당 기간 전부 근무하지 않았다”처럼 결론만 쓰기보다, 6월 3일부터 6월 14일까지 철근 작업을 했고 그 뒤 다른 현장으로 이동했다처럼 기간과 작업을 적는 편이 낫습니다.
현장소장은 관리 범위 안의 사실을 적습니다
현장소장은 모든 근로자의 채용·급여 사실을 직접 알지 못할 수 있습니다. 자신이 실제로 관리한 범위만 적어야 합니다.
- 확인자의 당시 직위와 현장 근무기간
- 담당한 공정·구역과 관리한 작업조
- 해당 근로자를 언제, 어떤 업무에서 확인했는지
- 출역·작업·안전교육 기록을 누가 어떤 방식으로 관리했는지
- 기록 누락이 발생한 이유를 실제로 알고 있는 경우 그 경위
- 하도급업체·반장과 작업지시가 어떻게 전달됐는지
- 확인에 사용한 당시 자료의 이름과 보관 위치
급여 지급이나 근로계약을 직접 담당하지 않았다면 그 사실을 추정해 쓰지 말고 확인하지 못함으로 남기는 편이 안전합니다.
직접 확인과 기록 확인을 구분합니다
확인서 문장마다 근거를 나누면 신뢰성이 높아집니다.
| 구분 | 표현 예시 |
|---|---|
| 직접 경험 | “본인은 2026년 6월 해당 작업조의 현장소장으로 근무하며 A 근로자의 작업을 직접 확인했습니다.” |
| 당시 기록 확인 | “보관 중인 6월 출입기록과 급여 산정표를 대조해 아래 근무일을 확인했습니다.” |
| 다른 사람에게 들음 | “당시 반장에게 전달받았으나 본인이 직접 확인하지는 못했습니다.” |
| 확인 불가 | “7월 1일 이후 근무 여부는 본인의 관리기간 밖이어서 확인할 수 없습니다.” |
전해 들은 내용을 직접 본 사실처럼 쓰거나, 기억나지 않는 날짜를 회사가 제시한 표 그대로 옮기지 마십시오.
날짜·현장·업무·급여를 구체적으로 적습니다
좋은 사실확인서는 아래 질문에 답합니다.
- 누가 확인하는가
- 어떤 관계와 위치에서 알게 되었는가
- 어느 기간·현장·업무를 확인하는가
- 직접 본 사실과 기록으로 확인한 사실은 무엇인가
- 어떤 첨부자료가 그 내용을 보충하는가
- 확인할 수 없는 부분은 무엇인가
- 언제 자필 서명 또는 날인했는가
2026년 여름쯤 근무했다보다 2026년 6월 3일부터 6월 14일까지, A현장 2공구에서 철근 조립업무를 했다는 내용이 대조하기 쉽습니다. 정확한 날짜를 모르면 임의로 확정하지 말고 확인 가능한 범위를 적으십시오.
사실확인서에 첨부할 수 있는 자료입니다
- 현장 출입·출퇴근 기록
- 작업일보·공정일보·안전교육 기록
- 장비 운행·배차·숙소·식사 기록
- 당시 업무지시 대화나 일정 기록
- 임금대장·급여 산정표·계좌이체
- 현장 사진의 촬영일·위치 정보
- 취득·상실·보수 신고와 납부내역
첨부자료마다 근로자-대상월-증빙번호를 붙이고, 확인서 본문에서 해당 번호를 가리키면 좋습니다.
개인정보는 필요한 만큼만 받습니다
개인정보 보호법 제16조는 개인정보를 수집할 때 목적에 필요한 최소한의 정보를 수집하도록 정합니다. 사실확인서에 전체 주민등록번호나 상세 주소가 반드시 필요한지부터 확인하십시오.
내부 대조 단계에서는 성명과 생년월일 또는 사번·식별번호만으로 특정할 수 있는지 검토하고, 공단이 요구한 항목과 제출 목적에 맞춰 필요한 정보만 처리합니다. 계좌번호·연락처·다른 근로자의 개인정보가 자료에 함께 보이면 요구범위를 확인해 가리거나 분리하십시오.
제출 전에 기존 자료와 충돌하는지 확인합니다
| 점검항목 | 확인 내용 |
|---|---|
| 기간 | 출역·출입·급여·보험자료의 최초·마지막 일자와 맞는가 |
| 현장 | 사업장명·관리번호·작업구역이 다른 자료와 연결되는가 |
| 소속 | 채용·지휘·급여지급 회사와 확인서 표현이 일치하는가 |
| 보수 | 일당·일수·지급일이 임금대장·이체와 맞는가 |
| 작성경위 | 누가 작성했고 무엇을 보고 확인했는지 남아 있는가 |
| 개인정보 | 목적에 불필요한 정보가 포함되지 않았는가 |
충돌이 발견되면 사실확인서 내용을 억지로 맞추기보다 차이가 난 이유를 추가로 확인합니다. 자료가 부족한 경우의 전체 대체증빙 순서는 출역일보나 급여대장이 없어도 대응할 수 있나에서 확인할 수 있습니다.
소명서에서는 보충자료임을 밝힙니다
예를 들어 다음처럼 연결할 수 있습니다.
A 근로자의 6월 출역일보 중 일부가 남아 있지 않아 현장 출입기록, 급여 산정표와 당시 현장소장의 사실확인서를 함께 제출합니다. 현장소장은 6월 3일부터 6월 14일까지 직접 관리한 기간만 확인했고, 이후 기간은 확인하지 못한다고 기재했습니다.
사실확인서가 다른 객관자료와 어떤 부분에서 일치하는지를 설명해야 합니다. 확인서만 단독으로 제출해 모든 기간과 보수를 인정해 달라고 요청하는 방식은 피하는 편이 좋습니다.
