협의회를 한 번도 안 열었습니다

지금부터 열면 됩니다. 지나간 기간은 만들어 채우지 말고 소명으로 가는 것이 맞습니다.

회의록을 몇 년 보관하나요?

작성일부터 10년입니다. 전자문서로 보관해도 됩니다.

법 제66조가 결산서류와 회의록을 함께 적고 있습니다. 근로자가 항상 열람할 수 있어야 합니다.

법에 주기가 정해져 있지 않고 정관에 위임되어 있습니다. 우리 정관에 적힌 횟수가 기준입니다.

정관의 협의회 조항과 지금 가지고 계신 회의록을 보여 주시면 무엇이 빠졌고 어디부터 채워야 하는지 짚어 드립니다.

점검에서 회의록을 먼저 보는 경우가 많습니다. 결산서류는 세무사가 만들어 줄 수 있지만, 기금이 실제로 굴러갔다는 증거는 회의록에만 남기 때문입니다.

세 번째를 빠뜨리는 곳이 가장 많습니다. 결산서류는 공개하면서 회의록은 캐비닛에 두는 경우입니다. 법 제66조는 결산서류와 회의록을 함께 적고 있습니다.

전자문서로 작성하고 보관해도 됩니다.

법 제56조가 협의회의 기능을 열거하고 있습니다. 여기 적힌 것을 협의회 없이 처리했다면 그 자체가 문제가 됩니다.

첫 줄과 세 번째 줄이 매년 돌아옵니다. 출연을 하셨다면 그 금액을 정한 회의가 있어야 하고, 결산을 하셨다면 감사보고서를 승인한 회의가 있어야 합니다. 서류만 있고 회의록이 없으면 누가 정한 것인지 설명할 수 없습니다.

개최 주기는 법에 없습니다. 정기회의를 몇 번 여는지는 정관에 정하도록 위임되어 있으므로, 우리 정관에 뭐라고 적혀 있는지부터 보셔야 합니다. 「연 1회」로 적어 두고 한 번도 안 열었다면 정관 위반입니다.

있는 그대로 두고 앞으로의 것부터 갖추는 것이 원칙입니다.

지금 상태	어떻게 하나
한 번도 안 열었다	지금부터 엽니다. 지나간 기간은 소명으로 갑니다
열었는데 회의록이 없다	참석자 기억과 자료로 재작성하지 말고, 없는 것으로 두십시오
회의록은 있는데 서명이 빠졌다	실제 출석자에게 지금 받을 수 있으면 받습니다
회의록은 있는데 공개를 안 했다	지금 공개하고 게시 기록을 남깁니다
위원 구성이 법과 다르다	다시 구성하고 그 회의부터 기록합니다

네 번째 줄은 오늘 바로 고칠 수 있습니다. 사내망이나 게시판에 올리고 올린 날짜를 남기면 됩니다.

정해진 서식이 있는 것은 아니지만, 점검에서 확인되는 것들입니다.

소집 통보를 7일 전에 했다는 기록도 함께 남겨 두시면 좋습니다. 메일이나 사내 공지 한 줄이면 됩니다.

전준수팀장

노무사 한마디

회의록 이야기를 꺼내면 「그런 걸 해야 하는 줄 몰랐다」는 반응이 절반입니다. 설립할 때 정관은 받았는데 그 안에 협의회를 어떻게 운영하라고 적혀 있는지는 아무도 읽지 않은 것입니다.

제가 상담에서 먼저 하는 일은 정관에서 협의회 조항만 뽑아 읽어 드리는 것입니다. 대부분 표준 정관을 그대로 쓰셔서 「연 1회 이상」이나 「분기 1회」로 적혀 있습니다. 그러면 그 기준으로 몇 번을 안 열었는지가 바로 나옵니다.

두 번째로 확인하는 것이 위원 구성입니다. 근로자위원을 근로자가 선출해야 하는데 회사가 지명한 경우가 있습니다. 이건 회의록보다 앞선 문제라 다시 구성해야 합니다.

세 번째는 공개입니다. 회의록을 공개 대상으로 안 보시는 분이 많은데 법 조문에 결산서류와 나란히 적혀 있습니다. 이건 오늘 사내망에 올리면 끝나는 일이라 상담 중에 바로 하시라고 말씀드립니다.

그리고 지나간 것을 만들어 채우려 하지 마십시오. 소명으로 가면 되는 일을 만들어 내면 되돌릴 수 없는 일이 됩니다.