회계연도 기준으로 운영해도 되나요?

관리 편의상 인정됩니다. 다만 퇴직할 때 입사일 기준으로 계산한 것보다 적으면 차액을 지급해야 합니다.

재정산은 언제 하나요?

퇴직 시점입니다. 그때 두 기준으로 각각 계산해 비교하셔야 합니다.

절차를 다 지켰다면 지급 의무가 면제됩니다. 서면이 아니거나 기한을 놓쳤다면 효력이 없어 그대로 지급해야 합니다.

서면으로 해야 합니다. 이메일이나 사내 시스템 기록도 인정될 수 있으나 아무 기록이 없으면 어렵습니다.

연차 운영 방식과 최근 퇴사자 명단, 사용촉진 기록을 알려 주시면 차액이 쌓여 있는지 확인해 드립니다. 한 사람이 문제 삼기 전에 정리하는 편이 훨씬 적게 듭니다.

연차를 회계연도 기준으로 운영하는 것 자체는 문제가 없습니다. 사람마다 입사일이 달라 관리가 어려우니 편의상 인정됩니다. 문제는 그다음입니다. 퇴직할 때 입사일 기준으로 다시 계산해 봐야 합니다.

연차는 원래 입사일을 기준으로 발생합니다. 「근로기준법」 제60조는 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게 15일을 주도록 정하고, 1년 미만이거나 80% 미만이면 1개월 개근에 1일을 줍니다. 3년 이상이면 2년마다 1일이 가산되고 한도는 25일입니다.

회계연도 기준은 이것을 회사의 회계 기간에 맞춰 일괄 부여하는 방식입니다. 관리는 편해지는데 개인별로 보면 입사일 기준과 일수가 달라집니다.

여기가 핵심입니다. 회계연도 기준으로 준 일수가 입사일 기준으로 계산한 것보다 적으면 그 차액을 지급해야 합니다.

회계연도 기준은 어디까지나 관리 편의를 위해 인정되는 것이라, 그 방식 때문에 근로자가 법에서 정한 것보다 적게 받게 되면 안 되기 때문입니다.

그래서 퇴사자가 나올 때마다 두 번 계산해야 합니다. 회계연도 기준으로 얼마를 줬는지, 입사일 기준이면 얼마였는지를 놓고 비교하는 것입니다.

예로 들면 이렇게 됩니다

어떻게 어긋나는지 가정으로 보겠습니다

실제 사업장 자료가 아니라 구조를 보여드리기 위한 가정입니다.

7월에 입사한 사람이 2년 뒤 6월에 퇴사했다고 하겠습니다.

이 5일에 해당하는 수당을 지급하지 않으면 그만큼이 임금체불이 됩니다. 퇴사자가 한 해에 스무 명이면 스무 건이 쌓입니다.

미사용 연차수당을 줄이는 방법이 사용촉진입니다. 「근로기준법」 제61조에 절차가 정해져 있고, 절차를 지켰을 때만 미사용 수당 지급 의무가 면제됩니다.

단계	언제	무엇을
1차 촉진	연차 발생일로부터 1년이 되기 6개월 전을 기준으로 10일 이내	미사용 일수를 알리고 사용 시기를 정해 통보하도록 서면 촉구
근로자 응답	촉구받은 날부터 10일 이내	사용 시기를 회사에 통보
2차 촉진	1년이 끝나기 2개월 전까지	근로자가 통보하지 않으면 회사가 시기를 정해 서면 통보

「서면」이라는 점과 기한이 중요합니다. 구두로 「연차 쓰세요」라고 했거나 시기를 놓치면 촉진의 효력이 없고, 미사용 수당을 그대로 지급해야 합니다.

유슬아공인노무사

노무사 한마디

연차 문제는 대개 퇴사자가 노동청에 가고 나서 드러납니다. 그런데 그때는 그 사람만의 문제가 아닙니다. 같은 방식으로 계산해 온 다른 퇴사자들도 같은 상태이기 때문입니다.

그래서 상담을 오시면 저는 지난 3년치 퇴사자 명단을 먼저 봅니다. 한 사람의 문제로 보이던 것이 대부분 구조의 문제입니다. 회계연도 기준으로 운영하면서 재정산을 한 번도 안 한 회사가 실제로 많습니다.

사용촉진 쪽도 마찬가지입니다. 「우리는 촉진하고 있다」고 하셔서 확인해 보면 서면이 아니거나 시기가 지나 있는 경우가 있습니다. 이메일이나 사내 시스템 기록이면 되는데, 아무 기록 없이 구두로만 한 경우는 효력을 인정받기 어렵습니다.

지금이 점검하기 좋은 시기입니다. 1차 촉진 시기가 회계연도 기준 사업장이면 7월 초에 걸립니다. 이 시기를 넘기면 그해 촉진은 못 합니다. 그리고 연말이 되기 전에 재정산 기준을 정리해 두면 내년 퇴사자부터는 문제가 생기지 않습니다.